Avec cet outil en ligne, il est possible de rédiger des documents qui seront mis en ligne dans le flux d'un site pour qu'ils soient visibles de tous.
On appelle cela le workflow.
Cette méthode de travail s'inspire directement du travail partagé qui se retrouve dans les réseaux d'entreprises. Il s'agit d'une gestion particulière de mise à disposition d'un support de travail administré (de plusieurs manières), chaque personne ou groupe de personnes ayant un rôle parfaitement défini pour mener à bien une tâche qui s'inscrit dans un projet commun.
Cette méthode de travail nécessite d'avoir une connexion au réseau internet active lors de la mise en forme des douments écrits (pour les personnes ne possédant pas de connexion en temps illimité comme l'ADSL il est conseillé de préparer les textes avant connexion).

D'une façon générale, il y a un ou plusieurs administrateurs, il en va de même pour les rédacteurs et les validateurs.

Selon les documents qui seront mis à disposition :

- les rédacteurs peuvent écrire, éditer (effacer, mettre à jour) et publier les documents.

- les rédacteurs peuvent écrire et éditer mais ne pas publier les documents, auquel cas les valideurs donneront l'aval de la publication,

- les valideurs ne peuvent ni écrire ni éditer les documents initiés par les rédacteurs, ils ne peuvent que publier les documents en attente, excepté si un droit supplémentaire est accordé par un des administrateurs.

- Les administrateurs peuvent à tout moment écrire, éditer, publier les documents car ils sont à la fois rédacteurs et valideurs.
Ils ont des droits supplémentaires liés directement à la gestion du site car ils sont les seuls à pouvoir mettre à disposition les supports permettant la rédaction des textes.
Ils décident aussi de la manière dont le support (il s'agira généralement d'une page) sera administré :
- répartition des zones de travail,
- définition des personnes (ou des groupes) pour les zones de la page en question ainsi que leurs droits.

Et pour terminer, ils définissent au préalable les utilisateurs en les déclarant dans le système d'édition en ligne.
Actuellement, nous ne pouvons déterminer que 10 utilisateurs sur cette interface de travail, administrateurs compris.

- 2 administrateurs pour la gestion des pages et de l'interface
- 8 rédacteurs (un par classe définie), pour le moment nous avons 6 rédacteurs déjà utilisés.

Le valideur n'est pas obligatoirement utile dans le cas présent mais peut s'avérer nécessaire dans le cas d'une classe d'école, cette option pourra prendre forme après les essais qui vont se dérouler pendant et après la mission de l'Utile.
Le ou la professeur et les élèves seront les rédacteurs, un des administrateurs du site validant la mise en ligne (publication).